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勇者敬三の冒険の書

「社内の業務効率化」お手伝いしています!

2022/08/10

こんにちは。モコです(^^)/

ReHugでは、freee会計の導入支援の中で、B to Cの業種(小売業、飲食業など)には要望に応じてエアレジの導入とfreee会計の連携設定の他、Googleのスプレッドシート活用など、主に経理業務を中心に業務効率化をお手伝いしています。

今はこれらのソフト(無料〜数千円程度)を活用することで、経理業務や関連業務のクラウド化、一元化が可能で、ノートパソコンやスマホがあれば県外の店舗の売上や顧客の受付状況などをいつでもどこでも見ることができます。

活用するソフトを課題ごとに増やしていくのも一つではありますが、有料のものはサブスク形式のため、機能をうまく活用・連携しなければ、経費も高くなり、手間が増えることがあります。無料のソフトの活用も組み合わせたり、導入後の運用を見据えて使いやすさ、手間のかからない方法など、いろんな角度で検討が必要です。

特に会社の業務実態に合わせることが重要で、効率化したい業務がどのくらいの頻度なのか、今まで慣習的に行ってきたが本当に残すべき業務なのか(例:請求書を印刷、押印、封入、ポストに入れる▶︎メール送信で時間も費用も軽減できる)、ソフトなどを活用して業務の流れを変更することで増える業務(新しいソフトの使い方を覚えるなど)に見合う効率化になっているか・・・など、業務に関わる人の状況も踏まえて、導入だけでなく運用まで見据えた業務効率化は、ちょっとしたファーストステップからでもとても有効です。

ReHugの業務効率化サポート

<サポートの流れ>

①無料相談

会社の日々の業務の中で煩雑な業務の「現在の状態」と「こうしたい!」という要望を伺います。

導入〜運用まで実現可能な範囲で、ReHugでお手伝いできる業務効率化を提案いたします。

仕組みを導入できても、担当者が日常的に運用できるかが大切なポイントなので、本サービスでは担当者が無理なく運用できるような提案を心がけています。

②導入

新しいことを始めるには、担当者の協力が必要なため、決算のタイミングや繁忙期を避けるなど導入時期はご要望に応じます。

業務に関わる担当者にヒアリングさせていただいたり、オンラインや対面で現在利用しているソフトや運用状況などを見させていただきます。

初期設定で内容が複雑な場合は、ReHugである程度は対応いたしますが、自社で使いこなせることが大切だと考えているので、ReHugが担当者に説明しながら行っていただきます。

③運用(ここが大切なポイントです。)

ソフトを導入・仕組みを整備しても、運用が継続できなければ意味がありません。

業務の担当者が複数人いる場合は、担当者の方に基本的な操作方法だけでなく、PC操作が苦手な方に操作方法から説明するという時間が発生することも多々あります。

このような状況も見据えて、提案や導入時には、担当者へ「○○程度の作業量が必要ですが、今まで○時間かかっていた作業が1/○程度に短縮できます」と導入のメリットを具体的にお伝えしています。

また導入〜運用までは随時チャットやオンラインで相談可能ですので、「これどうするのかな?」という素朴な疑問はお気軽にお声かけください。

スプレッドシートで業務効率化の例①

【要望】

「エクセルで顧客の受付管理をしているけど、担当者が3名いてAさんがエクセルに入力しているときにはBさん、Cさんはエクセルに入力ができない不便さを解消したい!」

【ReHugのサポート】

エクセルではなくGoogleスプレッドシートを活用することで、入力方法は今までと大きな変化はなく、3名それぞれのPCでご自身のタイミングで同時入力することが可能になるようお手伝いしました!

会社の共有フォルダに保存しているエクセルデータは、いつでも見ることはできますが、入力作業は同時にできないという欠点があります。しかし、スプレッドシートならオンラインの環境は必要ですが権限を付与された担当者であれば、同時に入力作業できるし、シート内で誰がどのセルに入力しているかが把握できるので、日常のちょっとしたとはいえ、毎日積み重なるストレスがなくなります。

スプレッドシートで業務効率化の例②

【要望】

「資金繰り予測ができるようになりたい!」

【ReHugのサポート】

この会社で資金繰り管理・予測をするには、売上と納品書の管理・データ化が必要でした。

(1)Googleスプレッドシートで以下の3つのシートの作成
(A)資金繰り予測表シート:経営陣のみが閲覧編集
(B)売上(入金のタイミングなど)が分かる顧客管理シート:経営陣と受付担当者が閲覧編集
(C)納品書入力シート:経営陣と事務担当者が閲覧編集

(2)(B)と(C)で入力された情報をGoogleスプレッドシートの「特定のシートの共有リンクをつける」機能を利用して(A)へ反映して資金繰り予測ができるようにしました。もちろん、閲覧編集権限がない受付担当者、事務担当者は(A)のシートを見ることも編集することもできません。

業務効率化のファーストステップ

普段はfreee会計の記事を多く書いていますが、会計ソフト以外にも日常業務のちょっとした不便や、「○○できたら良いな」を今の技術ならできそうだけど、実際自社で活用するにはどうするのか分からず手をつけられない場合は、上記のような無料の範囲でも使えるGoogleスプレッドシート(エクセル機能もありながら、エクセルではできない機能も加わっている)を活用する業務効率化もあります。

上記の例のほかには、すでに導入しているfreee会計とエアレジの連携をしていなかったり、複数店舗の売上の連携設定で部門設定していないので、売上の一元管理や業務効率化できていないケースもあります。

ReHugはITの専門家ではありませんが、あなたの会社の業務の面倒さをお聞きすることで、「こういうことってできるんじゃないかな?」と思う業務効率化の提案ができます。「ちょっとした不便(とはいえ積み重なった苦痛)を解消をしたい!」という要望があれば、一度ReHugへご相談ください♪

業務効率化サポート 料金

業務効率化サポート(freee会計の導入を除く)

〜導入から運用まで〜

10万円(税別)〜

10時間を超える場合は、1時間✖️1万円(税別)で請求させていただきます。

※無料相談時のご提案の時に、おおよそ想定される金額をお伝えいたします。

無料相談はこちらから

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