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勇者敬三の冒険の書

経理業務を手伝ってくれる人をお探しの方へ。会計ソフトの「自動登録機能」ご存じですか?

2022/07/15

こんにちは。モコです(^^)♪

経理業務について、こんなお悩みありませんか?

「今は経営者自身で経理業務をしているが、そろそろ人を採用してやってもらいたい・・・」

「経理業務をやってくれている方が退職予定。次の方を採用したいが、見つからない・・・」

「事業が大きくなり、経理業務をやってくれる方の残業時間が多くなってきた。採用した方がいいのか、アウトソーシングした方がいいのか悩み中・・・」

今日は

「実は会計ソフトの効果的な活用で、こんな解決方法もあるよ!」というお話を書きたいと思います。

(既に会計ソフトで「仕訳の自動登録機能」を上手く活用できている方は、スルーしてくださいね)

経理業務の手間とは?

経理業務といえば、

レシートをまとめたり、紙に貼り付けたり、エクセルや会計ソフトに1つずつ入力したり・・・
地味な作業で単純作業のわりに細々と時間がかかります。

税理士さんと顧問契約されている方であれば、その契約内容によって、どこまで自社で行うかが変わり、会計ソフトへの入力作業を税理士さんにお願いすると記帳代行料金も加算されて費用が高くなってしまうので、簿記の知識がある方を採用して、レシートや請求書の整理、会計ソフトの入力をしている企業もあります。

しかし冒頭で触れた経理業務に関するお悩みに直面することもあり、

本業以外の悩みに悩まされることもしばしば・・・

人手不足の課題や最低賃金や社会保険料の引き上げが、ますます深刻になることを考えると、採用を考える前に、「会計ソフトの自動登録機能を活用してみる!」ことを検討してみるのもいいのではないでしょうか?

会計ソフトの自動登録機能とは?

「クラウド会計」という言葉は、最近よく耳にするかと思いますが、「今までの会計ソフトと何が違い、どのように便利になっているのか?」という具体的な話はあまり聞いたことがない方もいらっしゃると思います。

そこで、簡単に【クラウド会計により、具体的にどのようなことが「ラク」になっているか】について、まとめたいと思います。

→ちなみに、今ある主要なクラウド会計は「freee会計」「マネーフォワードクラウド会計」「弥生会計オンライン」です。

ReHugはfreeeの認定アドバイザーなので、freeeの自動登録機能を活用していますので、実践しての感想はこんな感じで、「便利!楽チン!」です。

「ラク」になったこと①

経理業務は、経験や資格がなくてもできる仕事になった!

経理の業務量が多い理由は

取引情報の入力(日付、内容、金額)

仕訳の登録(取引に関する勘定科目を借方、貸方に登録)

が挙げられます。

登録した仕訳が会計ソフトで集計された結果、決算書が作成されるので、会計ソフトに仕訳を入力するために経理業務の経験者や簿記の有資格者を採用するのが一般的です。

しかし、クラウド会計を導入して銀行口座やクレジットカードを連携すると、取引情報は会計ソフトに取り込まれるので、「取引情報入力」は全く不要になります。

<freee会計での取引情報が取り込まれた状態の画面>

また、仕訳登録でよくある悩みが、勘定科目が分からない、左か右どっちに入れるの? ですが、会計ソフトに取り込まれた取引情報をもとにある程度、勘定科目は推測してくれますし、収入か支出の情報で仕訳の左、右は気にせずに登録することができるので、「仕訳登録」は登録ボタンをクリックするだけとなります。

<freee会計での登録内容を推測している画面>

登録内容で推測された勘定科目で登録してよければ右側にある青色の登録ボタンをクリック!

この操作だけで仕訳登録も完了してしまいます♪

ここで注意!!!

人間でも初めての業務は間違えるように、自動登録機能の勘定科目の推測も会社の状況・取引内容の特徴を反映しているわけではないので、間違えることがあります。

その場合には「そこは教えていなかったね。この勘定科目にすればいいんだよ」と沖縄の綺麗な広い海のような気持ちで 修正して、自動登録ルールを設定すると、今後、取り込まれた取引情報からは会社の特徴を反映した勘定科目で推測してくれます。

動画で解説しています!

→つまり経理業務そのものが超楽チンになるので採用をしなくても大丈夫になるかもしれませんし、未経験の方でも、クラウド会計ソフト(アプリ)の操作を覚えるだけで仕訳登録ができるようになります!

「ラク」になったこと②

業務量が大幅削減(企業の規模・取引量にもよりますが、通常業務は1/3〜1/5になります)になります。!

これは、①の「取引情報入力」と「仕訳登録」が不要になるためです。

「ラク」になったこと③

経理業務は会社は当然ですが、ネット環境があれば自宅でも、移動中のスマホでもできる!

クラウド会計はSNSやショッピングサイトの様に、IDとパスワードを共有している方であれば、どこからでも操作が可能です。

日常の会計ソフト入力業務は、リモートワークOK!

紙の領収書や請求書などは会社に出勤しなければならない人にスキャン取り込みしてもらったり、今後、電子帳簿保存法に対応する中で、取引先からの請求書などもメール送信してもらえば、会社に出勤しないとできない業務ではもはやありません。

参考動画:【freee会計】メールで受信した請求書はメール転送で費用登録が楽チン!忘れないうちに振込予約も楽チン!

「ラク」になったこと④

国の制度が変わるたびに、クラウド会計ソフトがバージョンアップされるので、対応はラク!その上、(改定されなければ)月額料金はそのまま。

インボイス制度や電子帳簿保存法改正など、法改正により変わる制度。「これらに対応するのがめんどくさいから、税理士さんにおまかせ!」という方もいらっしゃるかと思いますが、クラウド会計でも「おまかせ」できます!(制度の内容は、どちらの場合でも把握する必要はあります)

「ラク」になったこと⑤

会社の財務状況、資金繰りはリアルタイムで、PCでもスマホでも確認できます!

融資を受ける際、金融機関に資金繰り表を求められても、直近の情報をすぐに提出できます。

「ラク」になったこと⑥

決算書作成は当然できますし、そもそも納税義務者が作成義務がある個人事業主の確定申告法人の確定申告書も作成できます!

クラウド会計を上手く使える様になると、決算書や申告書のチェックだけ税理士さんにお願いすることもできます。

そして何と言っても、日常業務だけではなく決算時の業務も大幅にラクに、時間削減になります!

デメリットもある?

もちろん、「ラク」にはなりましたが、デメリットもあります。

(1)導入する際、最初の設定はプロにお願いした方がいい

口座連携と自動登録ルールを設定すると、担当者が変わっても(経理経験問わず)、引き継ぎは操作についてだけなので、「ラク」になるというメリットはあります。しかしクラウド会計の初期設定の際、企業に合わせた設計(勘定科目、売掛金・買掛金の消し込みなど)が必要なため、クラウド会計導入サポートをお願いした方が良いかと思います(freee会計の導入支援はReHugも行なっています!詳しくはこちらから

(2)新しいソフト、PCやネットアレルギーの方は難しい

クラウド会計を今まで使ったことのない方にとって、10年以上慣れ親しんだソフトと違う機能を覚えるのはめんどくさいという方もいらっしゃいます。

(3)全ての税理士さんが、クラウド会計の操作が得意なわけではない

クラウド会計ソフトを利用することで、かなり経理業務はラクになりますが、(2)同様、税理士さんにとっても、慣れ親しんだ会計ソフトを変えるのは容易なことではない方が多いようです。そのため、税理士さんと契約がある企業の方は、まずは「クラウド会計に移行して良いか」を相談することが大切です。

特にfreee会計の場合、振替伝票(仕訳形式)での登録は、freee会計の便利な機能(消し込み機能や資金繰りレポート機能など )が活かされないにもかかわらず、会計事務所の方々の多くは、その機能を知らずに決算書作成を前提とした振替伝票登録をしてしまい、freee会計のメリットが半減してしまう事例を多く見ています。

どのクラウド会計がいいの?

まず最初に、車のオートマ(AT)とマニュアル(MT)をイメージしてみてください。

クラウド会計という会計ソフト業界の技術革新により、車のギア操作まで覚えなくても運転ができるAT車の様に、経験や資格がなくても経理業務ができるようにな利、取引情報入力や仕訳登録の時間を圧倒的に短縮できるのが、クラウド会計と従来の会計ソフトの大きな違いです。

そして主なクラウド会計は「freee会計」「マネーフォワードクラウド会計」「弥生会計オンライン」と記載しましたが、

一般的には、経理業務に長く携わっている方にとっては、「マネーフォワードクラウド会計」が良いと言われており(車で言うギア操作も見やすいため)、経理業務初心者の方には「freee会計」が良い(ギア操作について知ることも考えることも不要)と言われています。

「弥生会計オンライン」は業歴の長い会計ソフト「弥生会計」の安心感を持った後発のクラウド会計ではありますが、比較的「マネーフォワードクラウド会計」に近いと言う印象です。

※現在ReHugの勇者けいぞうが、これらクラウド会計についても研究中です!

freee会計の操作や、マネーフォワードとの違いなど動画でも紹介していますので参考までに!

「freee認定アドバイザー⭐️ReHug株式会社すらいむ大好き【会計士】の勇者けいぞうch」

「【freee マネフォ】スマホ撮影機能を勝負してみた」

また、どのソフトが良いかは画面の見やすさや、操作の仕方も今後長く使うソフトでうので大切です(Macがいいか、windowsがいいかの様に)!

ReHugでは、freee会計導入サポート、無料相談(オンラインもOK)をおこなっております。(詳しくはこちらから)

デモ画面で日常業務がどうなるのか、リアルタイムで何が見れる様になるのかなどを確認いただけますので、検討中の方は一度無料相談をご利用ください!

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